どうやるの?サクサクガンガン仕事を進めていく方法。

こんにちは。まな(@manalog29)です。

そもそも仕事というものが結構に好きで、
サクサクと仕事を進めていくのが最高に気持ち良い上に
サクサクと仕事を進めていける自分が最高に好きな私ですが、

  • どうやったらサクサク仕事を進められるの?
  • 短い時間でいくつものタスクをこなしていけるの?

 

と不思議がられることがあります。
(ていうかこれ褒めてもらってるよね?嬉しいなありがとう!)

というわけで、今日の記事は
どうしたらサクサク仕事を進められるか?について。

なぜ時間がかかるのか?の多くの理由

自分が行う仕事に関して
「なんでこんなに時間がかかるの?」
と思った時、
まず次のことを確認するといいと思います。

あれこれ考えながら仕事してない?

って。

いえね、考えることって大事なんですよ。

ていうか考えなしで仕事されたら
依頼する側も一緒に仕事する側も
もちろんお客様側だって溜まったもんじゃないですよね。

なのでここでの意味は、

「1つの仕事の中で
考えなきゃいけない事」を
限りなく少なくしましょう。

ということです。

仕事を完了するための工程を細かくタスク化する

仮にAという仕事があるとします。

そこでまず何をするかっていったら、
Aという仕事に対して

それが完了するために何を行う必要があるか?を細かくタスク化します。

人のイベントや講座への申込みメール対応だったら

  • 返信内容を考える
  • 返信文を書く
  • 相手に送る

 

みたいな感じに。

でも、これだけだと
1つ1つの工程でまだ色んなことを考えないといけなくなるので、
ここから更に細分化します。

必要な工程を更に細かくタスク化する

Aという仕事に対するB.C.Dという物事が出てきた時、
じゃあB.C.Dではそれぞれ何を行う必要があるか?
をまた考えます。

  • 返信内容を考える
    →伝える情報を洗い出す
    →返信に必要な情報の在り処を確認する
    →内容に適した返信文のフォーマットに当たりをつける
  • 返信文を書く
    →当たりをつけた返信文のフォーマットを元に文章を作成する
    →全体の編集をかける
    →主催者の確認をとる
    →修正してメール下書きに保存する
  • 相手に送る
    →宛先名前を確認する
    →送信する

 

みたいな感じです。

今思いついたのをざっと書き出しただけなので
実際はもっと色々ある気もしますが
(ていうか実際ある)

ここで言いたいのは

とにかく細かくタスク化する。

小さなゴールをたくさん作る。

ということです。

細かいタスクには担当者がつく

こうやってタスク化してみると

  • 自分1人でできること
  • 誰かの確認が必要なこと
  • 
誰かに任せられること

 

が明らかになってきます。

  • 返信内容を考える
    →伝える情報を洗い出す(自分)
    →返信に必要な情報の在り処を確認する(まずは自分、分からなかったら誰かに聞く)
    →内容に適した返信文のフォーマットに当たりをつける(自分)
  • 返信文を書く
    →当たりをつけた返信文のフォーマットを元に文章を作成する(自分)
    →必要に応じて編集をかける(自分)
    →主催者の確認をとる(自分以外)
    →修正してメール下書きに保存する(自分)
  • 相手に送る
    →宛先名前を確認する(自分)
    →送信(自分)

 

みたいな感じ。

今回の例だと誰かに任せることは特になくて
自分のやることがモリモリですね。

ここまで来るともう何をやるべきかは明らかなので、
目の前の最小タスクから
順に始めていくだけでも
かかる時間は随分変わるんじゃないかなと思います。

詰まった時も作業がスムーズになるフロー

ただ、ここまではあくまで見通しなので、
実際作業をすると不明点が出てきて詰まることがあります。

おっとそう来たか〜〜〜!!
みたいなのあるじゃないですか、何これ聞いてないよみたいなやつ。

そういう時は

  • これは自分で解決できるか?
  • 自分以外の人に教えてもらう必要があるか?
  • 自分以外の人にやってもらう必要があるか?

 

の問いを元にタスクを割り振って、次のようにします。

  • これは自分で解決できるか?
    →今とりあえずやる(どれぐらい手強いか測る)
    →それを元にいつ手をつけるか決める(やれそうならやっちゃう、今は無理ならいつやるか決める)
    →時間・スキル的に自分では難しければ、自分以外の人に教えてもらうorやってもらうタスクに移行する。
  • 自分以外の人に教えてもらう必要があるか?
    →教えてほしいことを簡潔にまとめてチャットやslackに投げる(信頼関係ある人)
    →教えてほしいことをまとめたことを丁寧な文章にしてチャットやslackでお伺いを立てる(信頼関係に自信ない人)
  • 自分以外の人にやってもらう必要があるか?
    →やってほしいことをまとめてチャットやslackに投げる(信頼関係ある人)
    →やってほしいことをまとめたことを丁寧な文章にしてチャットやslackでお伺いを立てる(信頼関係に自信ない人)

 

このルールに則ってやれば、仕事はサクサクというか

ガンガン進みます。

ここまで細かく分けることで、
作業時にあれこれと思考することは格段に減って
消耗も少なく量をこなせるようになるし、
量の割に消耗も少なくなります。

可視化して実行したタスクは記録しておくと便利

さらに、こうしてタスクを可視化し実行した後は、
実行したタスクを手順・マニュアルとして
残しておくと後から役に立つことも多いです。

完全に一緒じゃなくても
フレームとして応用が効かせられることって多いんですよ、本当に。

なので私はどんなに些細な物事でも残しておくといいと思っています。

同じことをやっていく中で、
よりやりやすい方法、
手順が少ない速い方法が出てきたら
アップデートさせていくことも出来るし、

そうやって作業レベルまで落とし込まれ
て
やりやすくて素早く対応できる
マニュアルが出来てしまえば
他の人でも
対応可能になることも多くあります。

なので、仕事が多い、時間がかかる、面倒くさい・・などなど、
目の前の仕事に対して
思うことがあるとしたら、

まずはタスク化するところから
始めてみて下さい。

こんな風にタスク化するなんて無理〜〜〜!!っていう人は、
多分その人にとってはそれが正常なので
(だってできたらとっくにやってると思うしね)

とりあえず今自分がやっていることを
やりながらイチイチ記録してみることをオススメします。

>>私はタスクシュートクラウドで毎日の仕事を記録しているよ。

とにかくね、

細分化して1個ずつやっていけば
仕事(っていうか作業)って必ず終わし、
細分化すればするだけ早く終わるんですよ。

だから是非やってみてね!